「なくせる」をつくり、経理業務の当たり前を変える、Bill Oneの挑戦

Sansan株式会社は「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとし、働き方を変えるAXサービスを提供しています。そんなSansan株式会社様が提供するBill Oneは、経理AXサービスとして全社の働き方を変革するプロダクトです。コンセプトは「『なくせる』をつくり、全社の働き方を変える」。

請求書の受領・照合・承認・保管といった、これまで紙を前提としてきた経理業務をデジタル化し、より重要な業務へ時間を再配分できる世界の実現を目指しています。このコンセプトは、多くのユーザー様に支持いただき、導入企業は着実に拡大しています。

私たちは、経理業務の中で「当たり前」とされてきた一つひとつのプロセスに向き合い、「なくせる」という新たな選択肢を見出すことで、企業の業務変革につなげていくことを目指しています。直近では、経費精算領域のCMも放映し、さらなる認知拡大とリード獲得の強化を推進しています。

今回お話を伺ったのは、Bill One事業部 事業企画部 Revenue Ops Design & Managementに所属し、インサイドセールス領域のオペレーション設計を担う田所様と、同事業部のインサイドセールス組織である、セールスディベロップメント部でプレイングマネジャーとして活躍する花山様です。事業成長を支えるインサイドセールス組織は約100名規模。SMB領域では1日60件前後の架電を行い、商談創出を担っています。

複雑な商談獲得条件を支えていた、アナログ運用

事業拡大に伴い、インサイドセールス組織に求められていたのは、商談創出数のさらなる増加でした。行動量を最大化し、より多くの商談機会を生み出すことが、次の成長フェーズに進むための絶対条件となっていました。しかし、その足元を支えていた商談調整業務は、依然として手動運用に大きく依存していました。

具体的には、営業のカレンダーを一つひとつ確認し、条件に合う担当者を特定し、空き時間を目視で探しながら日程を確定させるというフローです。企業規模や業種、提案モジュール、担当エリアなど複数の条件を加味したうえで最適な営業へ振り分ける必要があり、その判断と確認はすべて人が担っていました。

商談が確定した後も業務は続きます。Zoom URLの発行、顧客への招待メール送信、カレンダー登録、そして営業への連携メモの作成まで、一連の処理をすべて手作業で対応していました。花山様は、「行動量を伸ばしたいのに、日程調整や事務処理に時間を取られてしまう状況でした」と当時を振り返ります。

1件あたりの商談処理に要する時間は約15分。商談数が増えれば増えるほど、その処理時間も比例して膨らみます。本来であれば架電や次の商談創出に充てられるはずの時間が、調整業務に割かれていました。

さらに深刻だったのは、ヒューマンエラーのリスクです。Zoom URLの発行漏れ、二重調整、商談招待メールの送信漏れといったミスが起こりうる状態が続いており、商談そのものが実施できなくなりかねないリスクを内包していました。手作業に依存した運用の構造上、こうしたリスクをゼロにすることが難しく、顧客体験の観点からも早急に解消すべき課題となっていました。

加えて、商談供給ロジック自体は戦略的に設計されていたものの、その運用は完全に人に依存していました。当初は膨大かつ複雑なルーティングパターンが存在し、判断基準の理解や確認作業にも相応の負荷がかかっていました。

結果として、行動量を増やしたくても、オペレーションがボトルネックとなり、組織全体として頭打ちの状態に陥っていました。戦略は高度である一方、実行基盤はアナログ。このギャップを解消しない限り、新たな成長ステージに進むことは難しい——そんな構造的な限界が、現場には存在していたのです。

immedio導入後、商談獲得後の工数60%削減・架電量大幅増を実現

業務効率化とオペレーション安定化の観点で本格導入を決定

immedio導入にあたっては、インサイドセールス現場で発生している業務課題を丁寧に洗い出し、業務効率化とオペレーションの安定化という2つの観点から検討を進められたとのこと。社内稟議では、商談処理にかかる工数削減だけでなく、ヒューマンエラーの防止による顧客体験の向上や、組織全体のリスク低減といった点を中心に効果を整理し、導入意義を説明されたとのことです。

また、現場メンバーやマネジャーと密に連携しながら、実運用を前提とした検証と改善を重ねました。そのプロセスを経て本格導入を決定。商談処理の自動化を実現し、再現性の高いオペレーション体制の構築を実現しました。

商談処理の自動化で、行動量向上とオペレーション安定化を同時実現

immedio導入後、商談処理工数は15分から6分へ削減。削減できた時間を架電に充てることができました。「アポ処理にかかっていた時間が短縮された分を架電量に充てています」と花山様。その結果、1日あたりの架電数は約10件増加し、大幅な行動量向上を実現しました。

さらに、商談処理の自動化により、Zoom URL発行や招待メール送信といった一連のオペレーションも安定化。加えて、営業への商談差配も自動化されたことで、これまで生じていた偏りが解消され、適切な優先順位に基づいた公平な商談供給が可能となっています。これにより、インサイドセールスと営業間の連携もよりスムーズになり、組織全体の信頼関係の向上にもつながりました。

導入初期には現場の抵抗もありましたが、マネジャー主導で実体験を促進し、immedioの使用率をKPI化。「使ってみたら楽になった、戻れないという声が広がりました」と花山様。現在では「immedioがないと業務が止まる」と言われるほどインフラ化しています。

インサイドセールス組織内での日程調整URL運用の集約を通じ、さらなる顧客体験の改善を目指す

URLの個別発行からimmedioへの集約で、リスク低減へ

今後は、日程調整URLの利活用をさらに高度化していきたいと考えています。現在は、顧客とメールで日程調整を行う際に、商談内容や担当領域、企業規模などの条件に応じて、該当する営業ごとに個別の日程調整URLを都度発行しています。そのため、インサイドセールス側で担当営業を特定し、対象のスケジュールを確認したうえでURLを作成・送付するというプロセスが発生しており、一定の手間と時間がかかっているのが実情です。特に複数条件が絡むケースでは確認作業が煩雑になり、行動量を重視する現場にとっては小さくない負担となっています。

こうした運用をimmedioに集約し、あらかじめ設計したルーティングや振り分けロジックに基づいて自動で最適な営業へ接続できる仕組みを構築できれば、日程調整URLを都度作成する必要がなくなります。インサイドセールスは顧客に対して共通のURLを送付するだけでよくなり、その後の振り分けやスケジュール確定はシステム側で完結します。これにより、日程調整にかかる処理工数をさらに削減できるだけでなく、確認漏れや対応遅延といったリスクも抑えられます。結果として、顧客体験を損なうことなくスピーディーな商談設定が可能となり、よりスムーズで再現性の高い商談獲得プロセスの実現を目指します。

行動量改善を支えたimmedioの開発スピードと伴走型サポート

今回の取り組みが短期間で成果につながった背景には、プロダクトそのものの機能性だけでなく、開発スピードと伴走型のサポート体制がありました。実際の運用に乗せる中で細かな調整や改善が必要となり、そのスピードと柔軟性が成果を左右します。

そんな中、機能改善のスピード感は大きな安心材料でした。変化の速い事業環境の中で、プロダクト側も継続的にアップデートされていくことは、事業成長を支える上で重要な要素です。単なるベンダーではなく、事業のフェーズに応じてともに進化していくパートナーであるという実感が、今回の取り組みを後押ししました。

さらに、immedioの伴走型サポートも評価されています。
田所様は、試験導入初期から、immedioと密にコミュニケーションを取りながら進められた点が印象的だったと語ります。単に要望を受け取るのではなく、業務特性や組織構造を踏まえた上で、どのように設計すべきかという観点から具体的な提案があったことが心強かったそう。花山様も、現場目線でのサポートの手厚さを評価されています。現場では行動量がKPIである以上、新しいツールが負担になってしまっては意味がありません。実際の利用状況を踏まえながら改善を重ねられたことで、使いやすさが高まり、定着が加速しました。結果として「使ってみたら楽になった」「もう元のやり方には戻れない」という声が広がり、組織全体への浸透につながっています。

immedioは、商談調整の効率化にとどまらず、組織の生産性改革を推進する基盤として、今後も現場に寄り添い続けます。開発スピードと伴走支援を強みに、事業成長をともに加速させるパートナーであり続けます。

Sansan株式会社様ありがとうございました。