株式会社hokanでは、問い合わせ増加と限られた人員のなかで、初動対応のスピードと顧客体験の両立が課題となっていました。
immedio導入後は、フォーム送信後の日程調整や担当差配を自動化し、外部流入アポイントの約65％を架電なしのテックタッチで獲得。
さらにimmedio Boxを活用し、共通説明を動画、個別面談を質疑応答や提案に充てる「ハイブリッド商談」を構築しました。
業務効率化だけでなく、人が対応すべき顧客に時間を使える営業体制へと変革しています。

保険業界に特化し、代理店の顧客・契約管理を支える「hokan®」

株式会社hokan（以下、同社）は、保険代理店向けクラウド型オペレーションシステム「hokan®」を提供しています。

保険代理店では、顧客情報や契約情報を適切に管理しながら、継続的なフォローを行う必要があります。一方、保険業界にはアナログな業務も多く残っており、顧客対応や営業活動を人の力に依存しやすいという特徴があります。「hokan®」は、保険業界に特化した顧客・契約管理の仕組みを提供することで、保険代理店業務の効率化と顧客対応の高度化・品質向上を支援しています。

同社の代理店事業本部・Growthチームは、地域の中核代理店を中心とするミドル・SMB市場を担当しています。チームにはカスタマーサクセス、インサイドセールス、フィールドセールス、マーケティングが所属。インサイドセールス・マーケティング間で連携を密に図り、リード獲得から商談創出までを担っています。
保険業法改正を背景に保険代理店の情報収集ニーズが高まるなか、目指したのは、単純にすべての対応を自動化することではありません。人が対応する意義を見直し、価値の高いコミュニケーションに時間を使える体制をつくることでした。

「保険業界では、人が電話をしなければアポイントにつながりにくい場面もあり、人が介在する価値は確実にあります。一方で、リード数や優先度を踏まえ、どのセグメントに人が対応し、どこを効率化するのかを見極める必要がありました」

問い合わせ増加と限られたリソース。初動の速さと顧客体験の両立が課題に

商談設定のたびに発生していた、10〜15分のこま切れ工数

immedio導入前は、保険業法改正を前にインバウンドリードの増加が見込まれていました。保険代理店の情報収集ニーズが従来以上に高まり、資料請求や問い合わせが増える一方、対応するチームのリソースは限られています。
最大の課題は、初動対応のスピードと顧客体験の質をいかに両立するかという点でした。

当時は、問い合わせが入ると担当者が電話をかけ、つながらなければメールで候補日を送り、返信に応じて再調整する流れでした。日程が決まった後も、オンライン会議用URLの発行や案内メールの送信などが必要です。一つひとつは小さな作業でも、商談1件につき合計10〜15分ほどのこま切れ工数が発生していました。

また、同社の顧客である保険代理店の担当者は、外出の多い営業職が中心です。問い合わせ後に電話をしても、一度もつながらないことは珍しくありません。連絡や日程調整に時間がかかれば、顧客の関心が最も高いタイミングを逃し、検討意欲の低下や商談化の遅れにつながる可能性があります。

「お問い合わせ直後は、お客様の関心が最も高いタイミングです。そこで時間が空くと、ほかの業務に意識が移り、検討意欲が下がってしまうこともあります。限られた人数でも、機会損失を最小限に抑えられる仕組みが必要でした」

人員増加だけに頼らず、成長を支えられる仕組みへ

今後も問い合わせの増加が見込まれるなか、人員を増やして対応量を補うだけではなく、業務そのものを仕組み化することが必要でした。
ベンチャー企業として事業が成長する一方、営業オペレーションの整備が追いついていない部分もありました。人の力だけで対応し続ければ、業務負荷が高まるだけでなく、商談機会を十分に生かせない可能性もあります。そこで、今後の成長にも耐えられる、筋肉質な組織をつくるための基盤としてツールの導入を検討しました。

フォーム送信直後の予約と、複雑な担当差配を一気通貫で自動化

「日程調整だけではない」ことがimmedio導入の決め手

ツール選定では、複数の日程調整ツールと比較しました。そのなかでimmedioを選んだ最大の理由は、フォーム送信直後に顧客自身が商談を予約でき、条件に応じた担当者への差配まで一連の流れで完結できる点でした。
同社では、地域や利用人数などの条件に応じて、商談を担当するメンバーが異なります。単に空いている日程を提示するだけではなく、顧客情報をもとに適切な担当者を判定し、その場で予約まで進められる仕組みが必要でした。

「フォーム送信後にこちらから連絡し、候補日を出して調整するという一連の工数を、ほぼゼロにできる点が大きな決め手でした。誰にどの商談を配分するかまで設定できることも、当社に合っていました」

また、同社が求めていたのは、日程調整だけを効率化するツールではありません。HubSpotとの連携や柔軟なルーティングに加え、将来的なナーチャリングや営業コンテンツの活用まで見据え、マーケティングから営業へつながる業務全体を支えられることを評価しました。

外部流入アポイントの約65％を、架電なしのテックタッチで獲得

増加するリードに、少人数でも初動スピードを落とさず対応

2026年4月にimmedioを本格稼働して以降、外部流入から獲得したアポイントの約65％が、immedioとメールを活用した、架電を伴わないテックタッチで生まれています。
フォーム送信直後に表示する商談予約だけでなく、フォローメールにimmedioの日程調整リンクを掲載する運用も組み合わせることで、電話がつながりにくい顧客ともスムーズに接点をつくれるようになりました。
問い合わせが増える状況でも、限られた人数で初動対応のスピードを維持し、商談機会を確保。事業目標の達成にも寄与しています。

加藤様は、immedioの効果を「優秀なインサイドセールスがもう1人いるのと同等のパフォーマンス」と表現します。

「誰にどの商談を配分するのかという設計は私が行い、実際の細かな作業をimmedioが担ってくれています。これをすべて電話で追いかけると考えると、本当に大きな違いです」

作業時間だけでなく、「間違っていないか」という精神的負荷も軽減

導入効果は、作業時間の削減だけではありません。手作業で日程を調整していた頃は、実際にミスが起きていなくても、オンライン会議用URLの発行漏れや日程間違いがないかという不安が、常に頭の片隅にありました。
immedioによって予約や差配を仕組み化したことで、細かな確認作業から解放され、精神的な負荷も軽減しました。

「システムできちんと差配されているという安心感があります。本来考えるべきことや、直接アプローチすべきお客様に時間と頭を使えるようになった点が、本当に良かったと感じています」

さらに、商談前に顧客の流入経路や関心内容を把握しやすくなり、優先的に対応すべき顧客の判断や、商談準備にも時間を使えるようになりました。対応量が増えても、一社一社の状況に合ったコミュニケーションを維持できる運用につながっています。

immedio Boxで「ハイブリッド商談」を構築。人が介在する時間の価値を高める

共通説明は動画、個別面談は質疑応答とクロージングに集中

同社では、immedioによる商談獲得の自動化に加えて、immedio Boxを使った「ハイブリッド商談」にも取り組んでいます。
主にSMB規模の保険代理店に対し、個別商談の前にimmedio Boxでプロダクト紹介動画を送付。顧客には、会社紹介や製品デモなどの共通情報を事前に視聴してもらいます。そのうえで個別面談では、顧客ごとの質問への回答や、料金・導入方法の案内、クロージングに時間を充てる設計です。

「皆様に等しくお伝えする会社紹介や製品デモは動画でご案内し、個別の提案や感情的なアプローチは人が担うという棲み分けです」

顧客側は、都合のよい時間に動画を落ち着いて視聴し、質問を整理したうえで面談に臨めます。フィールドセールス側も、共通説明の時間を減らし、個別提案や事前準備に注力できるようになりました。
効率化によって人の対応をなくすのではなく、人にしかできないコミュニケーションへ時間を振り向ける。導入当初から掲げていた「人が介在する価値の創出」を、商談プロセス全体で実現しています。

体験会後のフォローも、HubSpotやSlackと連携

同社が定期的に開催するSMB代理店向けの製品体験会でもimmedioを活用しています。参加者はimmedio Box上の動画を視聴し、その後アンケートに回答。回答内容はHubSpotへ連携され、検討意向の高い回答があった場合にはSlackにも通知されます。

これにより、担当者は顧客の反応をすぐに把握し、適切なタイミングでフォローできるようになりました。体験会ごとに必要な作業も、リマインドメールと終了後のメール設定を中心としたシンプルな運用に整理されています。

当初は副次的な活用方法だったものの、業務効率化と顧客体験の維持を両立する仕組みとして、着実な成果につながっています。

日程調整ツールを超え、マーケティングから営業をつなぐ基盤へ

今後、同社ではimmedioを単なる日程調整ツールではなく、マーケティングからインサイドセールス、フィールドセールスまでのパイプラインをつなぐプラットフォームとして活用していく方針です。
日程調整とimmedio Boxを基盤に、ナーチャリング、アポイント獲得の自動化、営業コンテンツの格納・共有までを一気通貫で整備していきたいと考えています。
目指しているのは、効率化そのものではありません。リードが増えても顧客体験を維持・向上し、人が対応すべき場面に十分な時間を使える状態をつくることです。

「immedioは、仕組みが会社の成長に追いついていない組織で、特に効果を発揮すると思います。リードやお問い合わせが増えるなかで、顧客体験との両立を図りたい企業におすすめしたいです」

また、導入の効果を最大化するには、日程調整を効率化した先に、どのような組織をつくりたいのかを明確にすることが重要だといいます。

「導入自体をゴールにせず、効率化によって生まれた時間で何に取り組み、どのような組織状態を実現したいのかが明確であるほど、活用の幅は広がると思います」

immedioは今後も、株式会社hokanの事業成長と、顧客体験を起点とした営業体制づくりを支えるパートナーとして伴走してまいります。

株式会社hokan様ありがとうございました。