immedio Formsとは？展示会の名刺・アンケート回収とリード登録を効率化する方法を解説
展示会は、BtoB企業が多くの見込み顧客と直接接点を持てる貴重な機会です。一方、会期後には名刺のデータ入力、アンケートの整理、CRMへの登録、営業への引き渡しなど、多くの作業が発生します。対応に時間がかかると、来場者の関心が高いうちにフォローできず、商談機会を逃しかねません。
本記事では、immedio Formsの概要や主な機能、展示会で獲得したリードの管理から営業フォローまでを効率化する方法について解説します。
この記事でわかること
- immedio Formsとは、展示会で獲得した名刺やアンケート、会話内容をその場でデータ化し、CRM登録から商談設定までを一気通貫で行うオフライン特化のリード獲得ツールです。
- 会期後に発生していた「名刺の入力・整理」によるタイムロスをなくし、リードの熱量が最も高い展示会当日のうちにインサイドセールスがフォローできる体制を構築します。
- 本記事では、immedio FormsのAI機能（OCRや音声文字起こし）を活用し、展示会の名刺獲得を「確実な商談」へと変える具体的な仕組みを解説します。
immedio Formsとは
immedio Formsは、展示会やイベントで取得した名刺・アンケート情報をデータ化し、リード登録から営業フォローまでを支援するサービスです。
名刺を読み取るだけでなく、アンケートの回答や会話から得た情報も組み合わせ、営業が活用できる状態に整えます。
展示会で名刺を獲得した時点では、見込み顧客との接点が生まれたに過ぎません。営業がフォローを始めるまでには、名刺のデータ化、CRMへの登録、情報共有、優先順位づけなどの工程が必要です。immedio Formsは、こうした展示会後の業務を会期中から進め、次の営業活動へ速やかに引き継ぐためのプロダクトです。
名刺の獲得数だけでなく、商談設定やフォローまでを一連の業務として管理することで、展示会施策を営業成果の観点から振り返ることもできます。
immedioとの関係
immedio Formsとは、展示会の名刺やアンケートをAIで即座にデータ化・CRM連携し、会期中のフォローやその場での商談獲得を実現する営業支援ツールです。
immedioは、Webサイトや資料請求などのオンライン接点で発生したリードに対し、商談の打診や日程調整、担当者の差配、CRM連携を行います。一方、immedio Formsは、主に展示会やイベントなどのオフライン接点で取得した情報を扱います。
immedioのサービス全体については、immedioとはをご覧ください。
展示会のリード管理で起こりやすい課題
展示会でリードを獲得してから、営業がフォローできる状態になるまでには、次のような課題が生じます。
| 課題 | 内容 |
|---|---|
| 名刺のデータ入力に時間がかかる | 大量の名刺を会期後に手入力・スキャンする運用では、データ整理に多くの時間を要します。担当者が複数いる場合は、入力方法や表記ルールの統一も必要です。 |
| 名刺とアンケート情報が分断される | 名刺は名刺管理ツール、アンケートは紙やExcelなど、情報を別々に管理すると、営業担当者はフォロー前に複数のデータを照合しなければなりません。 |
| CRM・SFAへの登録が遅れる | 展示会後に情報をまとめて登録する運用では、営業がリードを確認できるまで数日かかる場合があります。その間に来場者の関心が薄れる可能性があります。 |
| 有望なリードの判別に時間がかかる | 企業属性やアンケート回答を一件ずつ確認していると、優先順位の判断に時間がかかり、優先すべきリードがほかの名刺に埋もれかねません。 |
| 展示会後のフォローが遅れる・漏れる | 獲得リードが多いほど、優先順位づけや担当者への引き渡しは複雑になります。運用が整理されていない場合、フォローの遅れや対応漏れにつながります。 |
immedio Formsでできること
名刺情報をデータ化する
immedio Formsでは、スマートフォンやタブレットで名刺を撮影すると、AI OCRが氏名や会社名、連絡先などの情報を読み取り、フォームに自動入力します。
名刺情報は数秒でデータ化されるため、一件ずつ手作業で転記する必要がありません。展示会の会期中からリード情報を登録でき、会期後に発生するデータ入力の負担を軽減できます。
アンケート情報を取得する
展示会担当者が来場者と会話しながら、興味のあるサービス、導入時期、抱えている課題などをアンケート形式で記録できます。
フォームはドラッグ操作で作成でき、回答に応じて次の設問を切り替える条件分岐にも対応しています。なお、「導入時期」「興味のあるサービス」などは設定例であり、あらかじめ用意された共通項目ではありません。
AIで会話を記録・要約する
AI音声キャプチャー機能を利用すると、ブースでの会話をリアルタイムで文字起こし・要約し、フォームの回答欄へ反映できます。
担当者が詳細なメモを取る負担を減らし、接客に集中しながら営業フォローに必要な情報を残せます。利用時には、録音や音声利用について来場者へ適切に案内し、社内のプライバシーポリシーや運用ルールに沿って対応することが重要です。
名刺とヒアリング情報をまとめて管理する
名刺に記載された氏名・会社名・連絡先に加え、会話から把握した課題やニーズもまとめて管理できます。
営業担当者は「どのような企業の誰と会ったか」だけでなく、「何に関心があり、どのような課題を抱えていたか」まで確認できます。名刺だけでは判断できない商談の背景を残せる点が特徴です。
CRM・SFAへリードを登録する
immedio Formsは、Salesforce・HubSpot・Sansanなどの外部システムとの連携に対応しています。
取得した名刺・アンケート情報を連携することで、展示会後にデータをまとめて転記する工程を削減できます。営業・マーケティング担当者は会期中からリード情報を確認し、フォローの準備を始められます。
展示会当日に商談を設定する
会場で取得した情報をもとに、来場者の興味や条件に合った営業担当者を表示し、その場で商談日程を確定できます。後日あらためて連絡して日程調整する工程を挟まず、ブースでの会話から次の商談へ直接進める仕組みです。
獲得した名刺数や商談数を時間別・担当者別に集計し、Slackやメールで通知する機能もあります。本社やマネージャーが会期中の進捗を確認し、担当者の配置や声かけの改善に活用できます。
ブースで日程を確定できなかった来場者には、後日商談を打診する導線を設けられます。インバウンドリードを商談へつなぐ考え方は、immedioでインバウンド商談を増やす方法もあわせてご覧ください。
従来の展示会リード管理との違い
従来の展示会リード管理とimmedio Formsを活用した場合では、情報をデータ化し、営業へ共有するタイミングが異なります。
| 従来の運用例 | immedio Formsの活用例 |
|---|---|
| 名刺を取得する | 名刺・ヒアリング情報を取得する |
| 紙や別のフォームでアンケートを取る | 名刺とアンケートをひとつのフォームに記録する |
| 展示会後に名刺をデータ化する | 会場で名刺を撮影し、その場でデータ化する |
| スプレッドシートなどで情報を整理する | リード情報を外部システムへ連携・共有する |
| CRMへ登録し、営業担当者へ共有する | 会期中から優先リードを確認する |
| 展示会後にフォローを始める | 当日から営業フォローや商談設定を進める |
大きな違いは、展示会後に行っていたデータ化・登録・共有を会期中へ前倒しできる点です。
実際に株式会社ドリーム・アーツの導入事例では、紙で管理していた接客情報をデジタル化し、インサイドセールスによるフォロー開始を約3日後から当日中へ短縮しています。また、展示会当日にフォローメールを送信できる運用へ変更しました。
ただし、実際の業務フローは、利用するCRMやSFA、連携設定、社内ルールによって異なります。導入前に、取得項目や引き渡し方法を営業・マーケティング間で整理しておくことが必要です。
immedio Formsの展示会での活用方法
アンケート回答からフォローの優先順位を決める
興味のあるサービス、導入時期、現在の課題などをアンケートで取得すれば、フォローの優先順位を判断する材料になります。
たとえば、導入時期が近い来場者や具体的な課題を回答した来場者を優先し、営業へ引き渡すといった運用が可能です。優先順位の基準は企業によって異なるため、営業・マーケティング間で判定条件を決め、展示会担当者にも共有しておきましょう。
展示会終了を待たず営業へ共有する
会場で取得したリード情報を順次連携すれば、展示会終了後の一括入力を待たずに営業へ共有できます。具体的な相談や商談希望があった来場者には、当日中に営業から連絡するなど、関心が高い段階で次のアクションを取れます。
商談化しなかったリードをナーチャリングへつなげる
展示会で獲得したすべてのリードが、すぐに商談へ進むわけではありません。導入時期が先の来場者や情報収集段階の来場者は、継続的なコンテンツ配信やナーチャリングの対象として管理します。
展示会後も接点を保ち、検討状況に応じて資料や事例を届けることで、将来の商談候補として育成できます。具体的な進め方は、【内部リンク：immedio Boxを活用したナーチャリング】で解説しています。
immedio Formsを活用するメリット
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 展示会後の入力工数を削減できる | 名刺を撮影してデータ化し、アンケート情報とあわせて登録するため、会期後の手入力や転記を減らせます。 |
| リード登録を会期中から進められる | 展示会終了後の一括入力を待たず、営業・マーケティング担当者がリード情報を確認できます。 |
| 営業に必要な情報を引き継げる | 名刺情報に加えて、来場者の課題や関心、導入時期などを把握したうえでアプローチできます。 |
| フォロー対象を整理できる | 優先順位や担当者を明確にし、対応状況を管理できます。対応漏れを防ぐには、社内の引き渡しルールや期限の設定も重要です。 |
| 展示会の成果を商談につなげられる | 名刺獲得数だけでなく、フォローや商談設定までを一連の流れとして設計し、商談数や商談化率で評価できます。 |
株式会社ドリーム・アーツの導入事例
株式会社ドリーム・アーツの事例では、immedio Formsを活用し、展示会におけるターゲット判定から商談設定、会期後のフォローまでを再設計しています。
- 来場者が自社のターゲット企業に該当するかを会場で判別できず、その場での商談設定が難しかった。
- 接客メモを紙で管理していたため、Salesforceへの登録やインサイドセールスによるフォロー開始に約3日かかっていた。
- 名刺の読み取り時にターゲット企業を判定し、対象となる来場者へ会場で商談を提案できるようになった。
- フォロー開始を約3日後から当日中へ短縮し、展示会からの商談獲得数は前年比3.8倍となった。
なお、これらは株式会社ドリーム・アーツにおける運用実績であり、すべての企業で同様の成果が得られることを示すものではありません。
※その他の導入事例はこちらからご確認いただけます。
immedio Formsが向いている企業
immedio Formsは、特に次のような企業に適しています。
- 展示会へ継続的に出展している企業
- 1回の展示会で多くの名刺を獲得する企業
- 名刺入力やデータ化に時間がかかっている企業
- 名刺とアンケート情報をまとめて管理したい企業
- CRM・SFAへのリード登録を効率化したい企業
- 展示会当日から営業フォローを始めたい企業
- 展示会後の対応状況を管理したい企業
- 展示会リードを商談やナーチャリングへ展開したい企業
展示会への出展回数や獲得する名刺数が少ない場合は、現在の作業工数と導入後に削減できる工程を比較したうえで検討するとよいでしょう。
展示会は「名刺を集めて終わり」にせず、次の営業活動へつなげよう
展示会の成果は、獲得した名刺の枚数だけでは判断できません。名刺やアンケートを速やかにデータ化し、営業へ共有して、フォローや商談へつなぐところまで設計することが重要です。
immedio Formsは、名刺・アンケート・会話情報をまとめて取得し、CRMやSFAへの登録、営業担当者への共有、商談設定までを支援します。展示会後に集中していた入力や整理を会期中へ前倒しすることで、来場者の関心が高いうちに次のアクションを取れます。
会場ですぐに商談化しなかったリードも、検討状況に応じたフォローやナーチャリングへ引き継ぐことが大切です。
展示会のリード管理やフォロー体制を見直したい方は、immedio Formsのサービス詳細をご確認のうえ、お気軽にお問い合わせください。
名刺取得から商談化まで、その場で完結
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